Elektronikus számlázás I. – Alapelvek

Szerző(k): Dr. Kelemen László | 2017.09.28 | Számlázás, bizonylatolás

Az elektronikus számlázással kapcsolatos főbb tudnivalókat négy bejegyzésben fogjuk összefoglalni. Az alapelvek felvázolásával, illetve azok jogszabálynak megfelelő alkalmazásával foglalkozunk először, és kitérünk azokra az esetekre, mikor nem kell megfelelni az egyes számú alapelvnek.

Az áfa törvény a számlák megjelenési formájánál [áfa törvény 174. §] ugyanolyan jogkövetkezményeket garantál az elektronikus és a papíralapú számlák vonatkozásában.

Minden számlának (kibocsátási formájától függetlenül) meg kell felelnie három alapkövetelménynek): a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell:

• a számla eredetének hitelességét,
• tartalmának sértetlenségét és
• olvashatóságát.

Az Irányelv szerint „az egyes adóalanyok határozzák meg, hogy milyen módon biztosítják a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát. Ez bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással elérhető, amely a számla és a termékértékesítés, illetve szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít. Az „eredet hitelessége” a termékértékesítő vagy szolgáltatásnyújtó, illetve a számlakibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. A „tartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy az ezen irányelv által előírt tartalmat nem változtatták meg.” [Irányelv 233. Cikk]

A jogszabály bármilyen elektronikus adatállományt elektronikus számlának kezel attól függetlenül, hogy milyen rendszerben, milyen formában kerültek kibocsátásra, ezáltal (legalábbis az áfa törvény szabályai szerint) a pdf-ben kibocsátott számla ugyanúgy megfelelhet a feltételeknek, mint az EDI számla, vagy a PKI technológiával elektronikus aláírással ellátott számla.

A jogszabály tehát nem korlátozza az adóalanyokat a számlakibocsátási lehetőségek alkalmazásában, ugyanakkor azt kötelezővé teszi, hogy minden megoldásnak meg kell felelnie a fent részletezett hármas feltételnek.

A feltételeknek pedig (mint ahogy fentebb kiemeltük) bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

Érdemes kiemelni azt, hogy a szabályozás szerint egyes esetekben mégsem kell megfelelni a megbízható ellenőrzési kapcsolat (vagy az irányelv szerint megbízható ellenőrzési nyomvonal) követelményének, mégpedig akkor, ha az elektronikus számlát:

• az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással látják el; vagy
• az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják. [áfa törvény 175. § (2) bekezdése]

A fentiektől (elektronikus aláírással, vagy EDI rendszerben kiállítottól) eltérő módon kibocsátott számlák vonatkozásában tehát biztosítani kell az ellenőrzési nyomvonalat, de ennek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít.

A megbízható ellenőrzési kapcsolat általános előírás, a gyakorlatban azt jelenti, hogy az adott ügylet és a számlakibocsátás között ellenőrzött kapcsolat áll fenn, azaz az adóalany minden ügyletét számlakibocsátással kíséri (nyilván amikor az ügyletről számlát kell kibocsátani a jogszabály alapján), de emellett azt is jelenti, hogy az adott adóalany csakis olyan ügyletről bocsát ki számlát, amelyet ténylegesen ő teljesít. Ezen előírás teljesen általános jellegűnek tekintendő, hiszen minden adóalany esetében elvárt, hogy ténylegesen megfeleljen ezen elvárásoknak. A megfelelő üzleti ellenőrzési eljárás során az adóhatóság jellemzően az adóalanynak az adott ügylethez kapcsolódó valamennyi dokumentumát – így például a megrendelést, szerződést, szállítólevelet, átutalási megbízást – veti össze a számlával.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.