Elektronikus számlázás IV. – Az elektronikus számlák megőrzése

Szerző(k): Dr. Kelemen László | 2017.10.27 | Számlázás, bizonylatolás

Az elektronikus számlázás alapelvei, a PKI és EDI technológia bemutatása után, az elektronikus számlák megőrzésének témájával zárjuk az elektronikus számlázással kapcsolatos blog bejegyzéseink témakörét.

Az Áfa törvény. 179. § (1) bekezdése kötelezettségként írja elő a számlák megőrzését minden olyan személy, szervezet számára, aki a jogszabályban meghatározott jogot (adólevonási jog) gyakorol, illetve akit kötelezettség terhel (adómegállapítási és fizetési kötelezettség). Ezáltal az okirat megőrzési kötelezettség mind a számlakibocsátó, mind a számlabefogadó adóalanyt terheli. Ezen cikkben röviden ismertetjük a kibocsátó oldalán irányadó szabályokat (a számlabefogadó oldalán irányadó kérdéseket későbbiekben elemezzük).

Főszabály szerint a kibocsátott bizonylatok kibocsátásuk szerinti formátumban archiválandók. Ugyanakkor a számlázó programmal kibocsátott számlák vonatkozásában a Számlázó rendelet az alábbiakat tartalmazza [Számlázó rendelet 17. §] “A számlázó programmal előállított és papírra nyomtatott számla, valamint a számítógéppel előállított és papírra nyomtatott nyugta kibocsátónál maradó példánya – papírra nyomtatás helyett – elektronikus adatállományként is megőrizhető”, feltéve, hogy a megőrzés az alábbiak szerint történik:

• legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum esetén:
  1. archiválási szolgáltatóval, vagy
  2. saját megőrzéssel, azonban ez esetben, ha a dokumentumon nincs minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző, akkor azt köteles elhelyeztetni
• zárt rendszer alkalmazásával (akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a jogszabályban foglalt követelményeknek.” [114/2007. GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól]

Elektronikus számlák esetében az egyedüli megfelelő megőrzési mód az elektronikus forma (ez azonban nem zárja ki, hogy az elektronikus számla formátumát a megőrzésre kötelezett adóalany megváltoztassa). A jogszabály emellett azt is rögzíti, hogy elektronikus számlák esetén az adóalany megőrzési kötelezettsége nem csak a számlára, hanem azokra az adatoknak az elektronikus úton történő megőrzésére is vonatkozik, melyek a számla eredetének hitelességét, valamint az adattartalom megváltoztathatatlanságát is biztosítják. Az okiratmegőrzési kötelezettség teljesítése körében természetesen az Art. vonatkozó rendelkezéseire is figyelemmel kell lenni, melyek előírják, hogy az adóalanynak be kell jelentenie az iratai, elektronikus alapon rendelkezésre álló bizonylatai és nyilvántartásai őrzésének a helyét, ha az nem azonos az adózó székhelyével vagy lakóhelyével. Ugyancsak bejelentési kötelezettség alá esik az a tény, ha az adózó bizonylatot, könyvet, nyilvántartást online hozzáférést biztosítva, elektronikusan őriz meg.

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. GKM rendelet az alábbi archiválási lehetőségeket tartalmazza:

• ha a számla legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum:
  1. archiválási szolgáltató megbízásával
  2. saját megőrzéssel
     1. a megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni,
     2. majd – ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve – minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán.

• ha számla nem rendelkezik legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással (és nem EDI számla) akkor a megőrzésre olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a jogszabályi követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával). Az akkreditált tanúsító szervezet a tanúsítványt külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével, valamely – informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó – szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki.
• EDI rendszerben előállított számla esetén
  1. a megőrzési kötelezettségnek olyan elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely kielégíti a jogszabályi követelményeket, valamint biztosítja az elektronikus dokumentum megőrzését mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán.
  2. az utólagos módosítás lehetőségének kizárása biztosítható az elektronikus dokumentumon minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyezésével is.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.