Céges rendezvények adatkezelési kérdései

Szerző(k): Dr. Kálmán Kinga | 2018.10.11 | Adatvédelem

A munkáltatók többsége manapság évente akár több rendezvénnyel, csapatépítő programok és céges partyk útján is igyekszik a munkavállalói közösséget fejleszteni. Digitális világunk okán pedig ezekhez az eseményekhez hozzátartozik a fényképek, videók készítése és azok közzététele akár egy belső hírlevélben, akár a cég közösségi oldalain.

A munkavállalókat megörökítő kép- és hangfelvételek elkészítésére és felhasználására – tömegfelvételek kivételével – azonban nem kerülhet sor korlátok nélkül, ezen emlékhordozók ugyanis a Ptk.-ban rögzítetteken túl a GDPR védelmét is élvezik.

Egy alkalmazottat mutató fénykép vagy videó, akárcsak a név vagy egyéb személyazonosító adat, személyes adatnak minősül és annak kezelésére (az elkészítéstől a végleges megsemmisítésig) csak megfelelő jogalap mellett és a mindenkori adatkezelési szabályokat betartva lehet sort keríteni.

A munkaviszony és az azt tanúsító munkaszerződés azonban nem tekinthető kellő felhatalmazásnak a munkáltatók részére a felvételek kezelésére, ugyanis a munkaviszony fő célja a foglalkoztatás, melyhez a céges rendezvények egyfajta extraként kapcsolódnak.

Mindezek alapján tehát nem elegendő, ha akár az egyéni munkaszerződések, akár a cégek belső szabályzatai tartalmaznak egy egyszerű utalást vagy tájékoztatást arról, hogy a rendezvényeken felvételek készülhetnek, biztosítani kell hozzá a GDPR 6. cikke szerinti megfelelő jogalapot, mely – a NAIH jelen témát is érintő állásfoglalása szerint – ilyen esetekben kizárólag az érintett hozzájárulása lehet.

Az érintetti hozzájárulásnak pedig mindenkor előzetesnek, önkéntesnek és megfelelő tájékoztatáson alapulónak kell lennie. Azaz, a munkáltatók még a rendezvények előtt kötelesek munkatársaikat megfelelő adatvédelmi tájékoztató közzétételével értesíteni a jövőbeni adatkezelés körülményeiről, továbbá kötelesek biztosítani a lehetőséget, hogy a munkavállalók eldönthessék, szeretnének-e szerepelni a felvételeken vagy sem. Ez utóbbinak azért is van fokozott jelentősége, mert az adatvédelmi hatóság munkahelyi adatkezelésekre vonatkozó átfogó tájékoztatója szerint a munkaviszony alá-fölérendeltségi jellemzője okán nehéz valódi önkéntességet igazolni.

A hozzájárulásokat szükséges megfelelő módon dokumentálni is, azok létét ugyanis bármikor tudni kell igazolni a Hatóság felhívására, főleg a tárgyi esetekben, a munkahelyi „kiszolgáltatottság” okán.

További fontos szempont, hogy a munkavállalóknak bármikor jogukban áll a már elkészült felvételek felhasználását megtiltani, avagy a felvételek törlését kérni akár úgy is, hogy azok a világhálóról is eltűnjenek.

Figyelemmel kell lenni arra is, hogy ha a rendezvényen a munkavállalók hozzátartozói, köztük kiskorú gyermekei is részt vehetnek, akkor az ő vonatkozásukban is szükséges beszerezni a megfelelő hozzájárulásokat, melyet a gyermekek esetében azok 16 éves koráig a szülők adhatnak meg, efölött azonban a kiskorúak önállóan jogosultak dönteni.

Végül, szem előtt kell tartani, hogy az egyes adatkezelésekről a munkáltatók kötelesek saját maguk adatkezelési nyilvántartást vezetni, melyben az adott adatkezelés (jelen esetben felvételkészítés és felhasználás) legfontosabb paramétereit kell feltüntetni. A nyilvántartás vezetése nem terheli a 250 főnél kevesebb főt foglalkoztató vállalkozásokat, kivéve, ha a felvételek az érintettek jogaira és szabadságaira nézve valószínűsíthetően kockázattal járnak.

A fenti szabályok csak a cégek által készített és/vagy általuk felhasznált képekre, videókra vonatkoznak. Ha akár a cég vezetői, akár az alsóbb szintű munkavállalók kizárólag személyes célokra, otthoni emlékek gyanánt örökítik meg egymást, úgy az nem esik egyáltalán a GDPR hatálya alá.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.