Videókonferencia formájában tartott taggyűlés a koronavírus idején

Szerző(k): Dr. Zalavári György LL.M. | 2020.04.30 | Cégjog

A koronavírus-válság alatt, mivel alapesetben a tagok személyesen nem találkozhatnak, a mérleg elfogadása és más taggyűlési határozatok születhetnek elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével (videókonferencia) tartott ülésen is. De melyek is a legfontosabb előírások a koronavírus vészhelyzet idején megtartandó videókonferenciás taggyűlés kapcsán?

A 102/2020. (IV. 10.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) számos részletszabályt is rögzít. A taggyűlés videókonferencia formájában akkor tartható meg, ha (i) a tagok száma legfeljebb öt fő, vagy (ii) ha az az öt főt meghaladja, de tíz főnél nem több, és a szavazatok többségével rendelkező tagok ezt kérik, illetve, ha (iii) a tíz főnél nagyobb taglétszámú cégnél ezt az ügyvezetés vagy az állam többségi befolyásával bíró tulajdonosi joggyakorló kezdeményezi.

Akkor is alkalmazni kell a Rendelet szabályait, ha egyébként a cég létesítő okirata korábban már rendelkezett a hang- és képfelvétel egyidejű továbbítására alkalmas elektronikus hírközlő eszközök használatának a szabályairól. Előzetesen részletes tájékoztatást kell adni a napirendről, és közölni kell a határozattervezeteket is a tagokkal. Előre meg kell határozni, hogy milyen informatikai eszközzel, megoldással bonyolítják le a videókonferenciát, és ha olyan új tag is van a cégben, akit az ügyvezető személyesen nem ismer, meg kell határozni, hogy a személyazonosságát hogyan igazolhatja. Ezeket célszerű előre, írásban, e-mailben ismertetni. A tagoknak meg kell küldeni a döntéshozatallal összefüggő információkat és okiratokat, illetve a taggyűlést követően a meghozott határozatokat is. Az ügyvezető vezeti le a videókonferenciás taggyűlést, a szerv ülését, ő vezeti a jegyzőkönyvet és azt egyedül írja alá. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az ülés megtartásának körülményeit és a részt vevő tagok adatait. A jegyzőkönyvet az ülést levezető vezető tisztségviselő írja alá. Jelenléti ívet nem kell készíteni.

Ajánlott a Ptk. videókonferenciára vonatkozó általános szabályainak a szem előtt tartása is. Ezek szerint a videókonferencia során a tagok közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikációt biztosítani kell, és azt is, hogy azonos mértékben és módon tudják a tagok a tagsági jogokat gyakorolni, illetve minden tag mindegyik taggal képes legyen kommunikálni, és a többi tag ezt figyelemmel kísérhesse. Fontos arra is rámutatni, hogy korlátolt felelősségű társaságok esetében a Ptk. 3:192. § speciális szabálya alapján a videókonferenciás taggyűlésen elhangzottakat és a meghozott határozatokat úgy kell rögzíteni, hogy azok utóbb is ellenőrizhetők legyenek, ezért indokolt a tagok beleegyezésével felvételt készíteni. A felvételt pedig a későbbi azonosíthatóság érdekében érdemes időbélyeggel is ellátni az időpont igazolása érdekében.

Ha a koronavírus-vészhelyzetben szabályosan szeretné meghozni a beszámoló elfogadásra vonatkozó határozatát, keresse Dr. Zalavári György szakértőnket!

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.