A kínai céges pecsétek, a kínai cégszerű aláírás érdekes világa

Szerző(k): Dr. Zalavári György LL.M. | 2023.04.13 | Minden egyéb, ami érdekelheti

Pingwen Hu, a Shanghajban működő ECOVIS Ruide Certified Public Accountants Co., Ltd. partnere alábbi, Dr. Zalavári György ügyvéd által, a szerző engedélyével fordított cikke a kínai vállalati pecsétekről szól, és azt mutatja be, hogy a vállalkozásoknak Kínában a napi működés során hogyan kell ezeket megfelelő módon kezelniük.

„Bár a pandémia okozta karantén és utazási tilalmak időszaka véget ért, és az emberek újra beléphetnek a kínai szárazföldre, arra a nem várt esetre, ha valaki hirtelen nem tudna belépni az országba, továbbra is előnyös bizonyos óvintézkedések megtétele. A céges pecsét vagy bélyegző minden kínai vállalkozás számára elengedhetetlen, mivel ezt kell használniuk a dokumentumok cégszerű aláírására és jóváhagyására. De tudom ezt teljesíteni, ha nem tudok belépni az országba? 

Alapismeretek a céges pecsétekről

A pecsét használatának elve Kínában közel 3000 éves. A pecsétek formái a csepegtető-viaszpecsétektől a jelenleg használt bélyegzőpárnás pecsétig fejlődtek; a mai pecsétek fontossága és jelentősége azonban változatlan. A nyugati szokásoktól eltérően Kínában a kézzel történt aláírás csak az üzleti kapcsolat kiépítésére irányuló szándék elismerése; ez jogilag még nem kötelező érvényű. Ehhez a dokumentumot megfelelően le is kell pecsételni. Kínában a céges pecsét használatát tekintik a tényleges képviseletnek, és ez helyettesíti a nyugati országokban használt cégszerű aláírásokat.

Fontos megjegyezni, hogy a cég rendelkezik a pecséthez kapcsolódó jogokkal és kötelezettségekkel, nem pedig a cégpecsét aktuális őrzője, birtokosa. A cég felelős, pecsétőrző személye csak ideiglenes birtokos. A pecsét elkészítése kizárólag a helyi, kínai közbiztonsági hatóság által kibocsátott engedéllyel rendelkező pecsétkészítők feladata. Kínában minden bejegyzett vállalat jogosult és köteles beszerezni a saját gravírozott bélyegzőjét, ha a cég regisztrációja befejeződött. 

A bejegyzés után azonban van még néhány további lépés, amelyen minden külföldi tulajdonú vállalkozásnak át kell esnie, mielőtt megkapja a saját pecsétjét. A cégnév előzetes regisztrációja és a Kínai Külkereskedelmi Minisztérium jóváhagyásának megszerzése után a külföldi tulajdonú vállalkozásnak meg kell határoznia üzleti tevékenysége köreit is. A következő lépésben a vállalatnak át kell adnia a hatóság részére a bejegyzési dokumentumokat, az alapszabályt, valamint a vállalati szervezeti diagramját, és rögzíteni kell a jegyzett tőke összegét. Ha mindent sikeresen beadtak, akkor kaphatják meg a cég pecséteit. 

Különböző céges pecséttípusok léteznek. Nem ritka, hogy a társaság a különböző funkciókhoz külön pecsétekkel rendelkezik, mivel nincs korlátozva, hogy egy társaság hányfélét használhat. 

Az alábbiakban felsoroljuk a legfontosabb kínai céges pecsétverziókat:

1. Hivatalos céges pecsét (公章). Ez a típus minden cégnek kötelező.
2. Elektronikus céges pecsét (电子公章). Ez a típus a céget mint jogi személyt szimbolizálja. A kínai cégnevet (néha angol fordítással) és a cégjegyzékszámot tartalmazza, és általában kör alakú. Ez a pecsét elengedhetetlen a cég bármilyen jogi végrehajtásához, kötelező kapcsolattartáshoz vagy okiratok kibocsátáshoz.
3. A törvényes képviselő nevének pecsétje (法定代表人章). Ez a pecsét szükséges az engedélyezéshez használt aláírásokhoz, mert ez a pecsét az okiraton jogilag köti a vállalatot. A céges pecséttől eltérő a formája, ez téglalap alakú, és kínai betűkkel mutatja a cég törvényes képviselőjének nevét. 
4. Pénzügyi pecsét (财务专用章). Ahogy a neve is mutatja, ezt a pénzintézetekkel történő kommunikációhoz kapcsolódó dokumentumok (pl. csekkek) hitelesítésére használják. 
5. Számla (fapiao) pecsét (发票专用章). Ez a pecsét a könyvelés során használandó, jellemzően a hivatalos számlákon van szükség rá. A felirat az adóregisztrációs szám mellett általában a „speciális számlapecsét” szövegeket tartalmazza. 
6. Szerződéses pecsét (合同专用章). Bár ez nem kötelező típus, de ha a vállalkozásnak van szerződéses pecsétje, akkor a szerződéseket ezzel le kell bélyegeznie. A szerződés aláírásakor ez a pecsét ugyanolyan jogosultsággal rendelkezik, mint a vállalati pecsét, ezért gyakran használják a cégek kereskedelemi képviselői. 

Vannak még további, egyéb speciális célokra szolgáló pecsétek (pl. a vám pecsét, a személyi pecsét vagy a humán erőforrás pecsét), amelyeknek megvan az az előnyük, hogy ezek használata a cég részére fokozott biztonságot nyújt.

Egy okirat lebélyegzésekor a pecsétnyomatot minden oldalon el kell helyezni, így könnyen ellenőrizhetővé válik, ha egyes oldalakat kicseréltek vagy éppen kivettek volna. Emellett a pecsétek alkalmazottak részére történő, igazolható átadásával vészhelyzet vagy a képviselő távolléte esetén a képviseleti hatáskörök átruházása is kevesebb nehézséggel jár. 

Bélyegzőkezelés és -ellenőrzés

A bélyegzők használatának felügyeletét a kínai cégeknél belső ellenőrzésekkel végzik, mivel minden bélyegző lényeges jogokat testesít meg. Ezért fontos a cég életében annak gondos eldöntése, hogy egyáltalán ki kaphat bélyegzőt, mivel már a bélyegző birtoklása bizonyíthatja a bélyegző használatára vonatkozó jogosultságot. Több megoldás létezik, de az ECOVIS Ruide Shanghai javaslata szerint az a legjobb, ha a vállalat legalább két külön munkatársát is megbízza, hogy külön tartsák az egyes pecséteket, és kölcsönös felügyeletet gyakoroljanak egymással szemben. Nem javasolt minden pecsétet ugyanazon személyre rábízni, ez mindig nagyobb kockázatot hordoz. 

Ha a cég olyan különleges helyzetben van, hogy bármely ok miatt éppen nem tud munkavállaló(ka)t megbízni a hivatalos pecsét kezelésével, akkor egy másik lehetőség, hogy ehhez egy külső, szakmai szolgáltatótól kérjen segítséget. A jelen cikket szerző ECOVIS Ruide Shanghai is nyújt ilyen szolgáltatásokat a kínai cégek részére. Erre akkor is szükség lehet, ha egy ideig nem tud a vezető minden nap jelen lenni a kínai cégnél, de ilyen esetben is kezelni kell a vállalkozás napi üzleti tranzakcióit. 

Digitális céges pecsétek

A fizikai vállalati pecséteken kívül a banki kifizetések kezelése során legalább ilyen fontosak az online, digitális banki kulcsok, amelyeket a vállalkozások napi pénzügyi műveletei során az elektronikus banki fizetési számlák, csekkek, váltók alkalmazásánál használják. Mivel napjainkban a legtöbb tranzakciót online banki rendszereken keresztül bonyolítják le, ez tükrözi az online banki kulcsok kezelésének fontosságát. Az online banki fizetésnél legalább két szintű kezelést alkalmaznak; először a pénztáros végzi az online banki utalványok előkészítését, majd egy magasabb besorolású vezető hagyja jóvá az online banki fizetést. A pénzeszközök biztonságának biztosítása érdekében egyes kínai vállalatok a hibaarány csökkentése érdekében még egy harmadik felülvizsgálati szintet is létrehoznak. 

Csekkes fizetés

Az online bankolás mellett egy másik gyakori tranzakciós módszer Kínában a csekkes fizetés. Ezeket a csekkeket elsősorban a bankhoz nyújtják be beváltásra, amihez a cégnek pontosan ki kell töltenie a csekk adatait, és el kell helyeznie a csekken a megfelelő pecséteket, amelyek általában a pénzügyi és a céges pecsétet jelentik. A gyakorlatban számos kínai cég nagyobb hangsúlyt fektet az online banki tevékenység ellenőrzésére, és sokszor figyelmen kívül hagyja a normál pecsétek szigorú menedzsmentjét. 

Ha ugyanis a pecséteket ugyanaz a személy tartja birtokában, ő közvetlenül használhatja ezeket a bankban, csekkeket állíthat ki, egyaránt kezelheti a számlafizetéseket és más pénzügyi folyamatokat, mert Kínában általában a legtöbb számlafizetéshez csak a pénzügyi és a céges pecsét szükséges. Ez komoly kockázatokat jelent a vállalat számára, ezért az ECOVIS Ruide Shanghai erősen javasolja, hogy a kockázatok csökkentése érdekében a pecséteket, különösen a pénzügyi és a céges pecsétet, két különálló személynek kapja megőrzésre. Megfelelő gyakorlat a belső irányítás optimalizálása érdekében egy professzionális, külső vállalkozás megbízása a pecsétek őrzésére.”

Az Ecovis hálózat ügyvédei Magyarország mellett számos más országban is segítik ügyfeleiket. Ha kínai cégalapításon gondolkodik, keressen minket, hogy a Kínában dolgozó Ecovis partnereinkkel összeköthessük.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.