Kutathat a munkáltató a munkavállaló email fiókjában?

Szerző(k): Dr. Zalavári György LL.M. | 2020.02.20 | Adatvédelem

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) egy 2019. decemberi döntésében (NAIH/2019/51/11.) foglalkozott egy esettel, amelyben a volt munkavállaló archivált munkahelyi e-mail-fiókjában a munkáltató tájékoztatás nélkül, utólag keresést folytatott. Az ügy a munkavállaló kérelmére indult a NAIH előtt. Előadta, hogy igazgatójaként állt a munkáltató intézmény élén. A munkaviszonya megszűnését követően tudomására jutott, hogy engedélye nélkül, a korábbi, tudomása szerint törölt, valójában csak inaktivált e-mail-fiókjait visszaállította a munkáltató, és abban dokumentumokat keresett. A munkavállaló kifogásolta, hogy e keresés során az e-mail-fiókban bármelyik dokumentumához hozzáférhettek, bármely személyes adatát megismerhették tekintettel arra, hogy magánlevelezéseit is azokon bonyolította le, mivel ez engedélyezett volt számára. Így a fiókok tartalmaztak magáncélú levelezéseket, banki adatokat, fizetésre vonatkozó adatokat, baráti kapcsolatokra vonatkozó adatokat, a munkavállaló pénzügyei intézésére vonatkozó levelezéseket, a bankszámlaszámát, a pinkódjait, az egészségi állapotára vonatkozó adatokat, valamint a tőle egészségügyi segítséget kérő személyekre vonatkozó információkat is. A munkavállaló arról nem kapott tájékoztatást, hogy jogviszonyának megszűnését követően a törölt fiókokat újra aktiválták.

A munkáltató szerint a munkavállaló által megjelölt e-mail-címek intézményi e-mail-címek, illetve fiókok, melyen az a tény, hogy a munkáltató engedélyezte a magáncélú használatukat is, nem változtat, ezért teljességgel kizárt a személyes adatok védelméhez való jog megsértése. A munkáltató szerint lehetőséget biztosított arra, hogy a munkavállaló a jogviszonyának megszűnésekor törölhesse magáncélú levelezéseit, személyes adatait, illetve legalább egy hónappal korábban tudta jogviszonya megszűnésének időpontját, így volt alkalma arra, hogy postafiókjait karbantartsa.

A NAIH álláspontja az volt, hogy a munkavállaló magáncélú leveleit tartalmazó e-mail-fiókokban történő dokumentumkeresésekhez a munkáltatónak megfelelő jogalappal kell rendelkeznie, és be kellett volna tartania az adatvédelmi követelményeket. A munkavállaló magánlevelezéseiben történő keresésre – mivel azok nem kapcsolódnak a foglalkoztatási jogviszonyhoz – a munkáltató nem jogosult jogszerű adatkezelési cél és megfelelő jogalap hiányában.

Ebből következően a NAIH megállapította, hogy a munkáltató a munkavállaló kifejezetten magánjellegű leveleit is tartalmazó e-mail-fiókjaiban történő kereséssel megsértette az GDPR 5. cikk (1) bekezdés b) pontját és 6. cikkét. Azt is rögzítette, hogy ezen adatkezelésnél a tisztességes adatkezelés elvéből az a követelmény is származik, hogy az e-mail áttekintése során főszabályként biztosítani kell a munkavállaló jelenlétét. Az adatkezelés tisztességes volta a jogszerűséget is magában foglaló követelmény, az érintett információs önrendelkezési jogának és ezen keresztül magánszférájának, emberi méltóságának tiszteletben tartását jelenti: az érintett nem válhat kiszolgáltatottá. A NAIH álláspontja szerint a munkáltató magatartása az adatkezelés tisztességességét sértette, hiszen a munkavállalónak így nem volt lehetősége a saját – és adott esetben a levelezésekben érintett más, harmadik személyek – személyes adatainak védelme érdekében eljárva jelezni a munkáltatónak a levelek magáncélú, személyes jellegét.

Erre tekintettel a NAIH a munkáltatót 500 000 forint adatvédelmi bírság megfizetésére kötelezte, továbbá megtiltotta a munkáltató számára munkavállalói magánlevelezések tárolását, és kötelezte, hogy tegye lehetővé, hogy a kizárólag magáncélú adatokról a munkavállaló saját céljára másolatot készítsen.

A fentiek alapján megállapítható, hogy a munkavállaló személyes adatait tartalmazó e-mail-fiókjában történő keresést a munkáltatónak csak különös gonddal, a megfelelő tájékoztatás, a munkavállaló jelenléte mellett szabad elvégeznie; szabadon nem kutathat a személyes használatra is fenntartott munkavállalói e-mail-fiókokban.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.