Nagyítóval a céges e-mailek közt – lehetséges ez?

Szerző(k): Dr. Kálmán Kinga | 2018.05.03 | Adatvédelem

Nem ez lesz az első cikk és valószínűleg nem is az utolsó, amely a munkahelyi adatkezelésekkel, azon belül is a munkáltatói ellenőrzések témakörével foglalkozik. Nem véletlen, hiszen a legtöbb céget és munkavállalót érinti a kérdés.

A jelen bejegyzésben a céges e-mail-fiók magáncélú használata lesz porondon, mely talán az egyik legelterjedtebb „szabadságjog” a munkavállalók körében. Viszont ami szabadság a beosztottnak, az börtön a főnöknek.

Miért?

A válasz nagyon egyszerű: ha alkalmazottunk az irodai levelezőrendszeren folytat privát e-mailezést, olyan személyes adatai is a munkáltató fennhatósága alá kerülnek a szerveren, a levelezőszoftverben és egyéb céges eszközökön, melyekhez a munkáltatónak alapvetően nincs joga hozzáférni.

A munkáltatót viszont a munka törvénykönyvéből (Mt.) kifolyólag megilleti az a jog, hogy ellenőrizze a munkavállalót a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében, azaz például betekintést nyerjen a munkavállaló által folytatott levelezésbe. Csakhogy ezáltal elérhetővé válhat számára a dolgozó privát levelezése is, amit nem csak az adatvédelmi szabályok, de az Mt. is kifejezetten tilt.

Mit lehet hát tenni ilyenkor?

Miután mind az Info tv., mind a GDPR elismeri a munkáltató azon jogos érdekét, hogy ellenőrizze az alkalmazottai – munkával kapcsolatos – tevékenységét, így természetesen nem kell rögtön feladnunk a reményt, hogy valaha is hozzáférhessünk a munkavállalói e-mail-fiókokhoz, ugyanakkor be kell tartanunk bizonyos szabályokat, melyek korlátozzák az ellenőrzési szabadságot.

A NAIH által is elfogadott módszertanról jó leírást ad a hatóság munkahelyi ellenőrzések témában közzétett tájékoztatója, mely részletes útmutatással látja el a munkáltatókat.

Ha a lényeget szeretném megragadni, akkor a következőkre kell figyelemmel lennünk:

• tájékoztassuk a munkavállalókat arról, hogy engedélyezett-e a magáncélú használat, és ha igen, annak milyen adatkezelési vonzatai lesznek;
• az ellenőrzés olyan eljárást kövessen, melynek során a munkáltató ki tudja szűrni a magáncélú üzeneteket és az ellenőrzést a megfelelő hatáskörrel rendelkező személy végezze;
• az ellenőrzés során legyen biztosítva a munkavállaló megfelelő jelenléte.

A fentieket alapján elvárás tehát, hogy rendelkezzünk egy megfelelő belső szabályzattal, mely részletesen is lefekteti az adatkezelés és az ellenőrzés körülményeit és amelyet munkatársaink is bármikor megismerhetnek.

Ezen túlmenően, ha csökkenteni akarjuk a magánlevelek okozta adatkezelési kockázatokat, érdemes elgondolkodni az ilyen típusú e-mail-használat teljes megtiltásán és a korábbi magánlevelek töröltetésén.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.