A NAV célkeresztjében az útnyilvántartás (ÁFA, SZJA)

Szerző(k): Dr. Pályi Zoltán | 2018.01.18 | Számlázás, bizonylatolás

Az adóhatóság honlapján január elején megjelent tájékoztató szerint az ellenőrzések során gyakran merült fel problémaként a nem megfelelő vagy hiányos útnyilvántartás a gépjárművekkel kapcsolatban elszámolt költségek esetében. Ennek apropóján úgy gondoltuk, hogy érdekes lehet annak elemzése, hogy mire érdemes figyelnie a gépjárművekkel kapcsolatos költséget elszámoló adóalanyoknak. Mindenekelőtt fontos tisztázni, hogy milyen esetekben van szükség útnyilvántartása, illetve hogy milyen adónemeket érinthet.

• (i) Az első eset amikor egy áfás adóalany céges autót (személygépjármű) nyílt végű lízing, vagy operatív lízing, illetve bérlet keretében használ és a bejövő számla áfa tartalmára levonási jogot érvényesít. Ez annak köszönhető, hogy a sem a nyílt végű, sem az operatív lízing nem minősül termékbeszerzésnek, hanem szolgáltatásnak és ezáltal a tételes adólevonási jog tiltása nem vonatkozik rá (ÁFA tv. 124.§ (1) d) pont). Ennek következtében az áfalevonási jogával olyan arányban élhet az adóalany, amilyen arányban az igénybe vett szolgáltatás az adóköteles gazdasági tevékenységet szolgálja. Ennek alátámasztásához pedig az útnyilvántartás a legkézenfekvőbb dokumentáció, hiszen abból pontosan látható, hogy mikor, merre, hány kilométert és milyen üzleti céllal használta a gazdálkodó a céges autót.

Megjegyezzük, hogy nagyon gyakori az olyan eset amikor a kisebb vállalkozások és kisebb vállalatok kijelentik, hogy minden megtett kilométeren üzleti céllal használták a céges autót (például nyílt végű pénzügyi lízing keretében) és ezért úgy gondolják, hogy a lízing számlában rájuk áthárított áfa 100%-a levonásba helyezhető. Természetesen egy könyvelő ilyen esetben köteles felhívni a figyelmet, hogy nem elegendő ezt lenyilatkozni, hanem minden esetben és minden hónapban szükség van alátámasztásra azaz útnyilvántartásra.  Az sem jelent megoldást és nem is csökkenti az adókockázatot ha egy gazdálkodó úgy dönt, hogy 80%-20% (vagy akár 70-30) arányban használja a lízingelt személygépjárművet üzleti és magán célra, hiszen egyrészt nem életszerű, hogy minden hónapban pontosan ezek az arányok jöjjenek ki, másrészt a fenti arány alátámasztásához is fogja kérni az adórevizor az útnyilvántartást.

• (ii) Visszatérve a cikkünk elejére a második eset amikor a cég egy hivatalos üzleti út során nem tud céges autót biztosítani, hanem a munkavállaló a saját autóját használja. Ebben az esetben ugyan nem útnyilvántartás vezetésére van szükség hanem kiküldetési rendelvény kitöltésére, azonban abban is hasonló adatokat kell feltüntetni mint az útnyilvántartásnál.

Nézzük melyek ezek az adatok, amelyeket fel kell tüntetni:

• a gépjármű típusa
• forgalmi rendszáma,
• a fogyasztási norma,
• a kilométeróra állása (induló és záró)
• az utazás időpontja (a valóságnak megfelelően),
• az utazás célja (honnan hova történt az utazás),
• a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezése,
• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek száma

Amennyiben a fenti adatok megfelelnek a valóságnak és hitelt érdemlően bizonyítják a saját autó hivatali célú használatát, akkor a NAV üzemanyagárral számolt fogyasztási normaköltség és a kilométerenkénti normaköltség elszámolható egyéb igazolás nélkül (Szja tv. 3. sz. mellékelt II.).

Fontosnak tartjuk felhívni a figyelmet, hogy a jogszabályi követelményeknek nem megfelelő útnyilvántartása esetén az adott költség nem vehető figyelembe, azaz úgy kell tekinteni, mintha az adózó nem vezetett volna útnyilvántartást. Ezen kívül szeretnénk azt is kiemelni, hogy az útnyilvántartás utólagos „elkészítése és alátámasztása” nem jogszerű, ezért ezen eljárás nemcsak adójogi, számviteli, hanem akár büntetőjogi kérdéseket is felvethet (magánokirat hamisítás).

A fentiek alapján úgy gondoljuk, hogy 2018-ban érdemes felkészülni az útnyilvántartás adóhatósági ellenőrzésére és szükség esetén ajánlatos elvégezni az önellenőrzéseket, amennyiben a felkészülés során hibát tárnak fel a jelenlegi nyilvántartásokban.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.