Számháború: 50 év vagy örökélet? – A munkaügyi iratok megőrzésének dilemmái

Szerző(k): Dr. Szigeti-Szabó Andrea LL.M. | 2018.06.28 | Munkajog

Napjainkban egyre aktuálisabb témává válik az adatvédelem és az információbiztonság követelménye, különösen a 2018. május 25. napjától alkalmazandó Általános Adatvédelmi Rendeletre (röviden: GDPR) figyelemmel. Ugyanakkor a kis- és középvállalkozások közül kevesen gondolnak az adatvédelem kapcsán az iratok megőrzésének fontosságára, illetve a szükséges selejtezések elvégzésére, pedig ezeknek a tevékenységeknek is jelentős szerepe van egy társaság megfelelő és hatékony működése szempontjából.

Jelen cikkünkben nem az általános eseteket kívánjuk elemezni, inkább egy olyan érintetti körről szeretnénk szólni, akik maguk sem feltétlenül tudják, hogy érintettek.

A munkavállaló és a munkáltató között sajátos alá-fölérendeltségi viszony van, ebből fakadóan ez a jogviszony igen sérülékeny. A jogszabályi környezet ugyanakkor nem könnyíti meg a munkáltatók helyzetét, jelenleg ugyanis nincs szabályozva a munkaügyi iratok megőrzésének pontos kötelezettsége sem a Munka Törvénykönyvében (röviden: Mt.), sem a Tbj. törvényben, így a munkáltatók mindenképp hátrányos pozícióból indulnak mind a munkaviszony létesítésekor, mind a munkaviszony megszűnését követően, akkor is, ha meg akarnak felelni a GDPR rendelkezéseinek.

Mivel a munkaügyi, társadalombiztosítási és jövedelemre vonatkozó iratok megőrzése kapcsán nincs törvényi előírás, azt gondolhatnánk, hogy az általános megőrzési kötelezettség vonatkozik rájuk. Azonban a jelenleg hatályos gyakorlat alapján az az elfogadott, hogy a munkáltató a munkaügyi iratokat a munkajogviszony megszűnését követő 50 évig köteles megőrizni, ugyanakkor ezt a gyakorlatot semmi sem támasztja alá. Ahhoz, hogy jobban értsük miről is van szó, meg kell határoznunk mi számít munkaügyi, illetve társadalombiztosítási iratnak.

Munkaügyi, illetve társadalombiztosítási irat minden olyan irat, amely a munkaviszony létesítése során, illetve a munkaviszony fennállása alatt keletkezik, továbbá ami a munkaviszony megszüntetéséhez, illetve a munkaügyi bérszámfejtéshez kapcsolódik, például a munkaszerződés, különböző módosítások, bérjegyzékek. Ezen iratok megőrzése kiemelt jelentőséggel bír a munkavállalók nyugdíjba vonulásakor.

A Levéltári törvény 3. §-a alapján, maradandó értékű iratnak minősül a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. A közfelfogás szerint a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok maradandó értékű iratnak minősülnek – tekintettel arra, hogy a munkavállalók nyugdíjba vonulásakor az állampolgári jogaik érvényesítése szempontjából nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaznak – tehát nem selejtezhetőek.

Tény azonban, hogy a Levéltári törvény fogalommeghatározása igen általános, illetve a munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozóan leginkább szájhagyomány útján, valamint joggyakorlat alapján terjednek a vonatkozó iratmegőrzési szabályok.

Napjainkban egyes értelmezések, illetve szakértői vélekedések szerint, a munkaügyi iratokat felesleges megőrizni papír alapon, figyelemmel arra, hogy a technika és a világ folyamatosan fejlődik, így indokolatlanná vált a papír alapú tárolás és megőrzés. Érvelésük szerint a szolgálati időt a társadalombiztosítási igazgatási szervek nyilvántartása alapján szükséges számítani, így a korábbi munkaügyi iratok munkáltató általi megőrzése nem szükséges.

Ugyanakkor ezen elméletek képviselői talán nem számolnak azzal a ténnyel, hogy jó 15 évvel ezelőtt még floppylemezeket és videókazettákat használtunk, majd a technika fejlődése révén, szép lassan CD- és DVD-használatra tértünk át. Nem kalkulálnak továbbá azzal sem, hogy a munkavállaló a társadalombiztosítási igazgatási szerv által kiszámolt szolgálati idővel szemben az egyet nem értését a Tny. törvény 43. § (2) bekezdése alapján csak a korábbi munkáltató/foglalkoztató által kiállított egykorú eredeti okirattal (igazolással) vagy hiteles másolattal, vagy a foglalkoztató eredeti nyilvántartásai alapján kiállított igazolással tudja bizonyítani.

A munkáltató által teljesített adó- és járulékbevallási kötelezettség nem helyettesíti a munkáltató által teljesítendő iratmegőrzési kötelezettséget.

Senki nem lát a jövőbe, nem tudhatjuk, hogy a fejlődés mely vívmányai lesznek alkalmazandóak 50 év múlva, ellenben tény, hogy a papír alapú dokumentumok könnyen visszakereshetőek és ráadásul, ha a munkáltató nem akarja ezeket maga tárolni, vannak olyan gazdasági társaságok, akik kifejezetten az iratok megőrzésére és tárolására szakosodtak.

Talán kiutat jelent ebből a kaotikus helyzetből a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elnökének, dr. Péterfalvi Attilának az Emberi Erőforrások Minisztériumához címzett hivatalos megkeresése. A tisztázatlan jogi helyzet kapcsán rögzítette, hogy nem egyértelmű az, hogy az egyes munkáltatóknak mennyi ideig szükséges kezelniük a társadalombiztosítási és nyugdíjigények érvényesítéséhez szükséges munkavállalói személyes adatokat, illetve az sem szabályozott, hogy a munkaügyi iratok a Levéltári törvény szerint vajon maradandó értékű iratnak minősülnek-e, vagyis kérdéses a selejtezhetőségük is. Kifejezetten felhívta a jogalkotó figyelmét a Tny. törvény és az Mt. módosításának szükségességére és indokoltságára, annak érdekében, hogy létrejöhessen egy egységes szabályozás a munkavállalói (munkaügyi) iratok és a munkavállalók személyes adatainak megőrzése vonatkozásában.

A kérdés jelenleg még nyitott, de messze még az év vége… Ahogy Szabó Magda írta Liber Mortis című művében: „Az idő arra való, hogy tisztázza a kételyt, hogy megvilágítson mindent.”

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.