Számlázó programmal kapcsolatos követelmények

Szerző(k): Dr. Kelemen László | 2017.11.16 | Számlázás, bizonylatolás

Magyarországon rendkívül szigorú és szerteágazó szabályok vonatkoznak a bizonylatolásra. A szigorú szabályozás az áfa csalások elleni harc egyik eszköze, amelyre nyilván azért van szükség, mert a Közösség tagállamai közül hazánkban a legmagasabb az áfa kulcs. Jelen blog bejegyzésben a számlázó programra vonatkozó követelményekbe adunk egy rövid betekintést. Elsőként fontos rögzíteni, hogy a programra vonatkozó követelmények függetlenek a rendszerből kibocsátott bizonylat formájától, azaz a számlázó programra vonatkozó követelmények függetlenek attól, hogy a program elektronikus aláírásra előkészített bizonylatot, vagy éppen nyomtatóra küldi a rendszerben generált bizonylatot.

23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet (a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről) szabályozza a programmal kapcsolatos részletes követelményeket. A programnak biztosítani kell a folyamatos sorszámozást, illetve a jogszabály szerint a programot a felhasználónak is be kell jelenteni az adóhatóságnak, a jogszabály szerint a program beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját követő 30 napon belül. Fontos előírás, hogy a számlázó program értékesítésekor, rendelkezésre bocsátásakor az értékesítő, rendelkezésre bocsátó köteles a vevő, felhasználó részére átadni vagy egyéb módon rendelkezésére bocsátani a számlázó program fejlesztője által készített felhasználói dokumentációt, valamint tájékoztatnia kell a vevőt, felhasználót a számlázó program nevéről és azonosítójáról. A dokumentációnak tartalmaznia kell a számlázó program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást és a számlázó program valamennyi funkciójának ismertetését. A számlázó program kizárólag a dokumentációban szereplő funkciókat hajthatja végre.

A jogszabály szerint a számlázó programot használó adóalany a dokumentációt a számlázó programmal kibocsátott számlában áthárított adó megállapításához való jog elévüléséig köteles megőrizni. A fentieken túl a számlázó programnak rendelkeznie kell egy „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval, amely az adóhatóság igényei szerint bizonyos időszakban, vagy bizonyos számlasorszám-tartományon belül előre meghatározott adatszerkezetben köteles a bizonylatokat rendszerezni.

Érdemes megemlíteni azt is, hogy egy adott számlázó programmal ki lehet bocsátani elektronikus, vagy papíralapú számlákat is egy sorszámtartományon belül is, azaz semmiképpen nincs szükség arra, hogy külön számlázó programot használjon az adóalany az elektronikus számlázáshoz. Az elektronikus számlákat lehetséges papíralapú számlával helyesbíteni, a papíralapú számlákat pedig elektronikussal is. A gyakorlatban akár olyan megoldás is elfogadható, hogy a program által előállított számlák esetén a program vagy nyomtatja, vagy pedig elektronikus adatállományként bocsátja ki a bizonylatot.

A blogcikk tájékoztató jelleggel készült, nem minősül egyedi ügyre alkalmazható hivatalos jogi véleménynek vagy jogi állásfoglalásnak. Az Ecovis Hungary Legal a jelen blogcikk egyedi ügyben történő felhasználásáért a jogi felelősségét kizárja.